การปิดงบการเงินคืออะไร สำคัญอย่างไรต่อธรุกิจ

ก่อนที่เราจะไปทำความรู้จักคำว่า “ปิดงบการเงิน” เรามาดูความหมายของ "งบการเงิน" ก่อนค่ะว่าหมายถึงอะไร

งบการเงิน (Financial statement) หมายถึง รายงานทางการเงินที่แสดงฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง ณ วันสิ้นงวดบัญชี สำหรับธุรกิจทั่วไปมักจะปิดงบการเงินปีละหนึ่งครั้ง แต่สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัทมหาชนจะปิดงบการเงินทุก 3 เดือน ส่วนประกอบของงบการเงินที่สมบูรณ์จะประกอบไปด้วย 5 ส่วนนี้คือ

1. งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล (Balance Sheet)
2. งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement)
3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of changes in owner’s equity)
4. งบกระแสเงินสด ( Cash Flow statement) หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note to Financial Statement)

การปิดงบการเงิน

หมายถึง กระบวนการที่บริษัทหรือองค์กรต่างๆ ใช้เพื่อสรุปผลการดำเนินงานและสถานะการเงินขององค์กรในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งประกอบด้วยงบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น โดยหลังจากที่กิจการทำงบการเงินแล้ว จะต้องมีการปิดงบการเงิน เมื่อสิ้นรอบบัญชี เพื่อส่งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรตามที่กฎหมายกำหนด เป็นการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลการเงิน เช่น รายได้ รายจ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน และภาวะการเงินอื่นๆ ขององค์กร โดยผู้ที่มีหน้าที่ปิดงบการเงินคือนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชี เพราะต้องใช้ผู้ที่มีความรู้ ความสามารถและผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องของการทำบัญชี ให้สามารถจัดส่งงบการเงินตามกำหนด เพื่อหลีกเลี่ยงโทษปรับหากไม่ทำการส่งงบการเงิน

6 ขั้นตอน ในการปิดงบการเงิน รู้ไว้ไม่ควรพลาด

การปิดงบการเงินมีหลายขั้นตอน ซึ่งรวมถึงการบันทึกข้อมูลการเงินทั้งหมดลงในระบบบัญชี การตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง การสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบทดลอง งบการเงินสรุป รายงานการเงินอื่นๆ และการเตรียมเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยสามารถแบ่งออกได้ 6 ขั้นตอน คือ

1. รวบรวมเอกสารข้อมูลการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายการบัญชีต่างๆ ทั้งบิลขายและบิลซื้อ โดยจัดเรียงให้เป็นหมวดหมู่ เรียงตามบิลของบริษัท ตามลำดับเลขที่เอกสาร เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ และง่ายต่อการสรุปยอดบัญชี

2. กรณีที่กิจการเป็นบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT จะต้องมีรายงานภาษีซื้อ-ขายให้ครบถ้วน โดยต้องนำเอกสารใบกำกับภาษีซื้อ-ขายแนบมาพร้อมกับรายงานภาษีซื้อ-ขาย เพื่อยื่นเอกสารตามที่กำหนดไว้ให้ครบถ้วน

3. ตรวจสอบรายการเดินบัญชี หรือ Bank Statement ของบริษัทในแต่ละเดือน ว่ามีเอกสารครบถ้วนหรือไม่ หากขาดเดือนไหนไป ให้ขอรายการเดินบัญชีจากธนาคาร เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบ

4. เมื่อได้เตรียมเอกสารครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อไป คือการติดต่อสำนักงานบัญชี ที่มีความน่าเชื่อถือเพื่อให้จัดทำบัญชีงบการเงินให้ แต่หากกิจการมีเจ้าหน้าที่บัญชีอยู่แล้วก็สามารถจัดทำงบการเงินได้เลย

5. เมื่อปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้ว จากนั้นให้รวบรวมเอกสารจากการปิดงบการเงินในแต่ละรอบบัญชีให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็น สมุดรายวันแยกประเภท (G/L) ทะเบียนทรัพย์สิน สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย สมุดรายวันทั่วไป เป็นข้อมูลจัดเก็บสำหรับกิจการต่อไป ไม่น้อยกว่า 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด 6. ส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธรกิจการค้า และกรมกสรรพากรภายใน 150 วัน นับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี

ข้อดีของการปิดงบการเงิน

การปิดงบการเงินเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการบริหารจัดการทางการเงินขององค์กร เพราะช่วยให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องสามารถประเมินผลการดำเนินงานและสถานะการเงินขององค์กรได้อย่างถูกต้องและเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจต่างๆ ได้ในอนาคต

1. ช่วยให้ผู้บริหารและผู้ถือหุ้นได้มองเห็นสถานะการเงินปัจจุบันขององค์กร ทั้งรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นการบันทึกทรัพยากรทางการเงินอื่น ๆ ที่มีอยู่ เช่น เงินสด หนี้สิน และทรัพย์สิน ช่วยให้ผู้บริหารนำข้อมูลที่ได้มาช่วยตัดสินใจในกิจกรรมทางธุรกิจในอนาคตได้ เช่น การลงทุนใหม่หรือการส่งเสริมการเติบโตทางธุรกิจ

2. สามารถประเมินความสามารถในการชำระหนี้ขององค์กร ผู้ลงทุนหรือเจ้าของกิจการสามารถใช้ข้อมูลในงบการเงินเพื่อประเมินความเสี่ยงทางการเงินและความน่าเชื่อถือขององค์กรเมื่อเข้าร่วมหรือลงทุนในองค์กรต่างๆ

3. การปิดงบการเงินเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการทางการเงิน ซึ่งส่งผลให้เจ้าของกิจการสามารถรู้กำไรขาดทุน ที่เป็นข้อมูลสำคัญ ช่วยบริหารจัดการองค์กรและจัดการทรัพยากรทางการเงินให้มีประสิทธิภาพ

4. ช่วยให้สามารถระบุและประเมินความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นในองค์กร ตัวชี้วัดทางการเงิน เช่น สัดส่วนหนี้สินต่อส่วนของทุนเอกสารหนี้ที่ครอบครอง และอื่น ๆ จะช่วยในการระบุและจัดการความเสี่ยงทางการเงินเพื่อสร้างความเสถียรในองค์กร

ติดต่อเรา ปรึกษาฟรี!!
ทีมงานมืออาชีพมากประสบการณ์ด้านบัญชีโดยตรง พร้อมให้บริการรับจ้างทำบัญชี เป็นผู้ช่วยจัดการด้านบัญชีภาษีรวมทั้งงานเอกสารได้อย่างครบวงจรในที่เดียว พร้อมให้บริการรับจ้างทำบัญชี ดูแลอย่างใกล้ชิดเป็นกันเอง Line : @ganeshh